Definir lo qué queremos puede ser todo un reto solo por el hecho que sabemos que lo que decidamos probablemente afecte cualquier otro aspecto de nuestra vida, cuando hablamos de proyectos la cosa puede resultar más complicada aún, iniciando por el hecho que de por sí no estamos nunca solos en las decisiones, incluso si tenemos todo el dinero del mundo y decidimos construir solos, vender solos, etc etc el proyecto jamás se hace “solos”, con el solo hecho de tener clientes y entidades gubernamentales ya tenemos una lista de interesados. Esta obligación de interrelacionarnos con otras personas que cumplen diferentes funciones en el proyecto nos obliga a hacer probablemente lo más difícil de lo que se puede hablar cuando hablamos de realizar un proyecto, DEFINIRLO, sabemos por experiencia probablemente que al menos en el 99% de los casos el proyecto inicial será modificado en diferentes escalas y etapas para cumplir algún requerimiento, responder a algún riesgo (sea amenaza u oportunidad) , etc por lo qué la DEFINICIÓN cobra especial valor no porque sea estática sino porque debe estar registrada de manera que pueda verse la trazabilidad de los cambios y porque debemos conocer el Punto 0
Al indicar el punto 0 nos referimos a que deberíamos tener una idea de nuestro punto de partida, podemos implicar cosas como : “El proyecto de Sta Rosa se encuentra ubicado en la urbanización La Calera – Surquillo, se desarrolla sobre un terreno de 100 m2 y cuenta con 200 departamentos divididos en 02 etapas de edificios de 20 pisos, que se ejecutarán con un espacio de 1.5 años entre etapas , este proyecto cubrirá la necesidad del mercado que se ha incrementado en la zona en un 5% los últimos 10 años (la descripción es totalmente ficticia)”, pero qué pasaría si al pasar la etapa de pre venta, nos dimos cuenta que nuestro proyecto ha vendido en un buen ritmo y podríamos acercar la segunda etapa, lo que nos altera el flujo de egresos del proyecto pero nos permite reinvertir en otro terreno de manera más pronta, bueno de hecho es algo que evaluaríamos y que si resulta favorable se implementaría probablemente un año después de hacer la declaración inicial; imaginemos ahora que el proyecto termina y unos 2 años más tarde se requiere revisar los plazos para proyectos de más de 120 departamentos , la velocidad con la que hemos vendido en la zona de Surquillo ya que tenemos la oportunidad de asociarnos con otro desarrollador y requerimos unir datos para decidir el terreno a comprar, buscamos en los registros y solo encontramos la declaración inicial que hablaba de dos etapas distanciadas en 1.5 años cuándo la realidad es que se separaron solo en 8 meses, definitivamente la declaración inicial del proyecto maneja el área inmobiliaria no refleje la información que tenga el área de contabilidad o control y gestión y podríamos dar información inexacta para una eventual toma de decisiones.
En esta situación ejemplo, y probablemente en otras que se nos puedan venir a la cabeza nos damos cuenta la necesidad de DEFINIR LO QUE QUIERO Y CÓMO LO QUIERO, esta definición se da en el ACTA DEL PROYECTO, al llegar a este punto ya es probable que algunos digan pero por supuesto y otros que digan para qué? Es tedioso llenarla y nunca más se ve desde que se mandó por correo, ambas opiniones podrían estar en lo cierto, no me malinterpreten pero el que menos ha realizado algún acta de proyecto y el que menos también la ha dejado en el olvido porque fue un formato más que llenar, créanme todos lo hemos pasado , y probablemente demoremos un poco en acostumbrarnos a usar el acta de proyecto, revisarla y actualizarla , esto creo que se debe a que muchas veces nos aparecen actas de proyecto de 10 hojas, que hablan de cosas que ya sabemos y que no se modifican, por ejemplo ya sabemos que el proyecto lo desarrollamos para tener rentabilidad y alcanzar la meta de venta del año….. (¿los puntos suspensivos son un largo y?, ya lo sé, no lo tengo que repetir cada que inicio un proyecto, que dependiendo de la empresa puede ser cada 3, 2, 6 meses) entonces ¿cómo la hago, ¿cómo registro adecuadamente un acta de proyecto y cómo la uso?
Vamos por partes, primero ¿para qué hago un acta de proyecto?, El acta de proyecto se realiza para consolidar información básica del proyecto, que permite que tanto la directiva y el Project mánager sepan qué se hace y para qué, es decir, no es necesario ponerle una serie de detalles técnicos, bastaría decir, por ejemplo, que ejecutaremos un proyecto de 210 departamentos en 25000 m2 de área total techada, en magdalena…. etc; datos simples que vayamos a controlar en el resto del proyecto, aquí debo acotar por ejemplo que en teoría el proyecto residencial no debería variar mucho durante todo el ciclo de desarrollo, en general un negocio inmobiliario que sea para venta, desarrollándolo y estableciendo los límites dentro de la norma no debería ser tan cambiante como por ejemplo un proyecto de tecnología, me permito decir que los negocios de renta, si se alteran porque por su conceptualización, van moviéndose con los potenciales operadores, en cualquiera de los casos debemos decir qué haremos inicialmente. El “para qué” probablemente pueda ser repetitivo en los proyectos desde el punto de vista de la inversión inmobiliaria, si establecemos objetivos estratégicos y luego operativos dependiendo de la madures de la empresa, los proyectos (en el caso particular de las inmobiliarias y desarrolladoras) se hacen para cumplir con los objetivos de rentabilidad de la empresa, teniendo eso como dato general, podremos solo indicar cuánto colabora el proyecto relación a la meta del año por ejemplo, la venta de los 210 departamentos puede representar cubrir unos 27 mm de soles de venta, que es a su vez el 25% de la meta anual.
Otra tema a definir es quién es el patrocinador o “dueño” del proyecto y su representante, por ejemplo, si estamos o no en sociedad y de cuánto % de participación es esa sociedad, datos que nos permitan saber a quién estaremos reportando como PM del proyecto. Ojo este dato dependiendo de la organización puede ser fijo, es decir si la empresa no trabaja en sociedad, es un solo dueño o un solo directorio al que se le responde y que autorizó la inversión , en cuyo caso podemos dejar este dato como estático, aunque lo que si puede cambiar es quién representa al patrocinador en el proyecto específicamente, puede ser el gerente general, el representante del directorio y esto puede cambiar por ejemplo en términos de un año o dos según la organización.
Ahora pasemos al Cómo, Cuándo y Cuánto, en general aquí tenemos que saber cómo es el proyecto, pero en términos que tanto el PM como la directiva puedan estar alineados, seamos honestos apuesto a que al Gerente General, no le parece prioritario y un criterio de éxito en su proyecto si el piso es laminado gris o roble, o si entrega cielo raso pintado de blanco o blanco ostra, aquí lo importante probablemente sea cuánto es la inversión, en qué tiempo la realizaré, los riesgos a los que me enfrento o podría enfrentar, quién será el encargado de responder por esta inversión y si hablamos de “forma” del proyecto , el 3D referencial que seguramente ya se tiene como parte de la cabida inicial y saber a qué sector socio económico nos dirigimos sería la información que manejamos de manera consensuada con la directiva y patrocinador del proyecto.
Un punto importante es saber cada cuánto tiempo tenemos la obligación de actualizar el acta de proyecto, por ejemplo si en temas de costo, manejo contingencias del 5%, no sería lógico que el control de costos mensual, actualicemos el acta, solo en caso alteremos ese 5% (positivo o negativo) y por ende el resultado esperado del proyecto también se alteraría o si algunos hitos del proyecto se afecte de manera que altere por ejemplo la TIR del proyecto, caso contrario si sería realmente una manera de ser ineficientes en la gestión del proyecto. Como recomendación creería que al final debe de actualizarse con la información final para generar datos para tener comparativos entre gestiones, plazos, o planes de la empresa
Por último, no hay un formato específico para un acta de proyecto, podemos usar las bases de por ejemplo el PMBOK pero mantenerlo práctico y adaptado a nuestra organización, por ejemplo realizar un RESUMEN EJECUTIVO de nuestro estudio o plan de negocio, que responsa a preguntas cómo: para qué realizo el proyecto, que resultado espero del proyecto, cuánto voy a invertir en cuánto tiempo tendré la inversión y retorno, quiénes participarán en el proyecto, qué características generales tiene el producto de mi proyecto, pueden constituir mi ACTA DE PROYECTO y gestionarla como tal, es decir actualizarlo en el tiempo para que sea una herramienta realmente útil durante nuestra gestión.
Lo lo que SI debe ser un proceso claro es que esta información se entregue al PM asignado, se revise en conjunto de manera que todos tengan el mismo punto 0 para iniciar el proyecto.