A quién le gusta, perder el tiempo, a quién le gusta avanzar algo para que te digan que mejor entregas otra cosa, a nadie verdad? Bueno cuando gestionamos proyectos tenemos mucho que hacer, mucho que coordinar y mucho que analizar, ¿cómo organizarnos para que nuestros esfuerzos estén realmente bien llevados? Pues resulta que aquí una gestión que muchas veces la vemos como “obligatoria”,” pesada” e incluso una “pérdida de tiempo”, resulta valiosa y práctica; me refiero a la gestión del riesgo.
La gestión del riesgo es los procesos que realizamos para detectar, analizar, generar estrategia para aprovechar o mitigar un evento que puede o no ser favorable durante el desarrollo del proyecto. Debemos tener en cuenta que el riesgo es incertidumbre puede ser amenaza u oportunidad por lo tanto podríamos querer provocarla como evitarla, entonces teniendo eso en cuenta veamos ¿cómo usamos esta la gestión de riesgos para priorizar nuestro enfoque en la gestión integral del proyecto?
Desde el planteamiento del proyecto, identificamos potenciales riesgos, y esto lo hacemos porque traemos las lecciones aprendidas de proyectos anteriores a la mesa y los ponemos como advertencia en el acta del proyecto, ahora bien los riesgos no son estáticos, es decir que los riesgos que estaban al inicio estarán hasta el final y se mantendrán igual, además los riesgos no están detectados al 100% al inicio del proyecto, veámoslo como hacer zoom a la pantalla de la pc, primero vemos el panorama más amplio y a medida que hacemos “zoom” vemos con mayor claridad y que estamos viendo las cosas en el corto y mediano plazo vamos detectando o eliminando riesgos, de ahí que es importante que esta gestión la realicemos de manera diligente, constante y recopilando la experiencia de todos los miembros del equipo de proyecto en cada una de sus áreas.
El riesgo se define como la incertidumbre, un evento que puede o no suceder y que puede ser una amenaza o un oportunidad, en función a la probabilidad de que ocurra y su efecto en el proyecto se determinará la estrategia a poner en marcha si el riesgo se vuelve una realidad. Además, debemos tener en cuenta que el riesgo se da en los diferentes aspectos de la gestión y puede tener efectos variados en el proyecto que deberemos priorizar para seguimiento y control.
En primer lugar, debemos saber que tanto tolera el riesgo nuestro proyecto, por ejemplo, cuando se realiza el plan de negocio o el costo de inversión se plantean contingencias y tolerancias, que se van depurando a medida que se avanza en el desarrollo del proyecto, dependiendo de los riesgos identificados podremos saber si podemos bajar la partida contingencias o incrementarlas y analizar si eso afecta nuestra rentabilidad, tir u otro indicador. Así mismo, también debemos identificar si tenemos contingencias en los hitos del proyecto.
Debemos tener en cuenta además que a medida que el proyecto avanza los riesgos se eliminan o aparecen nuevos acorde con las actividades que vayamos realizando, de ahí la importancia de actualizar la gestión de riesgos de manera periódica.
Por otro lado la gestión de riesgos se puede volver tediosa si realizamos formatos de control y seguimiento complejos, hace un tiempo leí que es mejor mantener las cosas sencillas pero realizables Recordar que lo importante es saber cuál es riesgo, porqué se da y cuál es su efecto, determinar la probabilidad que ocurra y su efecto tanto de manera cuantitativa como cualitativa y por último indicar la fecha máxima que se concretaría el riesgo así como la estrategia. Veamos un ejemplo
Riesgo 01 : Demora en el logro de la pre-venta requerida por el banco
Causa : Ha bajado el ritmo de ventas por estacionalidad (estamos de vacaciones y las personas no están acercándose a sala de ventas)
Efecto : Se postergaría en inicio de la obra por falta de activación de los créditos
Ahora analicemos, podríamos tolerar por ejemplo que se demore 2 meses porque retrasaríamos el inicio de obra un mes y al siguiente podemos negociar el adelanto de manera que cubramos con recursos propios, otra alternativa es indicar al banco que tenemos el “95%” de la pre-venta y que nos de una activación parcial, bajo el análisis realizado determinamos que la probabilidad es “Muy probable”, en escala del 1 al 5, 5 o del 90% , sin embargo el efecto no sería tan problemático para el negocio en general porque tenemos medidas para mitigarlo, por lo que el efecto para costo sería 2 y para plazo 3 (asumiendo una escala de 1 a 5 ) tomamos el mayor efecto (3) por la probabilidad (5) y esto nos daría un riesgo de nivel 15, contemplando que el tope sería 25 , podemos decir que es medio, y habrá que hacerle seguimiento para saber si podemos incrementar las ventas, a través de promociones, trabajo con base de datos y otros para que no se retrase el plan inicial siempre que esto no afecte la línea base o las tolerancias, es importante notar que las escalas que le ponemos puede variar en cada organización, realizado el análisis cualitativo realizamos el análisis cuantitativo, es decir determinamos lo que nos costaría que el riesgo se manifieste, para esto multiplicamos el % de probabilidad por el costo del efecto, en este caso podríamos decir que si se retrasa el inicio y por ende la fecha de entrega del proyecto por fuera de nuestra tolerancia esto tendría un costo en multas por ejemplo a clientes o cambio en las velocidades de venta, esto se cuantifica monetariamente y se le multiplica por la probabilidad. Teniendo cuantificado el impacto y habiendo determinado el nivel del riesgo, determinamos la estrategia, por ejemplo, plantear al banco una pre- activación de líneas, negociar con la constructora un menor % de adelanto, plantear cerrar ventas con un mayor descuento o trabajar base de datos de clientes y facilitar medios digitales para compra. Con esto planteado, pasamos a monitorear el riesgo y ver si efectivamente se está concretando o si se está llegando a la pre-venta, etc de manera que nuestro plan inicial se mantiene, en el ejemplo diríamos que al inicio de obra el riesgo se considera cerrado.
En resumen, la gestión del riesgo es no solo necesaria, sino que nos ayudaría a filtrar y ordenar nuestros esfuerzos de control y seguimiento a distintos aspectos del proyecto (fuera de las coordinaciones rutinarias) para poder organizar mejor a nuestro equipo de proyecto y los esfuerzos en la gestión así establecer apropiadamente cómo medimos el cumplimiento de los objetivo